Что значит правильно ставить задачи?¶
Одна из главных Ваших обязанностей заключается в том, чтобы приучить сотрудников концентрироваться на работе.
Подготовка к постановке задачи¶
До того, как ставить задачу подчинённому необходимо:
- Понять, ЧТО будешь говорить (сформулировать для себя содержание задачи). Можно записать задачу на листик перед встречей с сотрудником. Очень помогает сформулировать мысли. Лучше сразу описать задачу в трекере задач (Jira, Redmine, Trello и т.д.).
- Понять, КАК будешь ставить задачу (определить технологию (способ) постановки задачи). Например, ставить устно при личной встрече, через трекер задач, устно при всех на общей встрече, через приказ и подпись.
- Определить, ГДЕ и КОГДА это лучше сделать (время и место постановки задачи). Например, пятница вечер - это плохой выбор времени; коридор и лифт тоже плохо подходят для этого.
- Подготовить необходимые для передачи материалы, информацию, документы. Подготовьте всё необходимое для задачи заранее и передайте сразу при постановке задачи.
Чек-лист¶
| № | Критерий | Описание | ✔️ |
|---|---|---|---|
| 1 | Определен конечный результат, его количественные и качественные характеристики. | Руководитель четко обозначил, что должен сделать исполнитель, в каком виде и объеме должен быть представлен результат, по каким критериям будет оцениваться качество выполнения задачи. | |
| 2 | Заданы сроки выполнения задачи и, при необходимости, её промежуточных этапов. | Установлены дата и время окончательного представления результата, достаточные для выполнения работы, названы даты и время промежуточного контроля. | |
| 3 | Исполнителю ясна технология выполнения задания. | Руководитель убедился и (или) добился того, что исполнитель знает технологию выполнения задания, имеет необходимые средства и компетенцию. | |
| 4 | Исполнителю даны необходимые ресурсы и полномочия. | Установлено, каким образом исполнитель получит ресурсы, и каким образом будут переданы ему полномочия. | |
| 5 | Установлены регламент контроля и (или) консультирования. | Определены моменты и способы контроля выполнения задания, оказания помощи исполнителю. | |
| 6 | Технология передачи задания обеспечивала его понимание и принятие. | Руководитель выдержал структуру (последовательно переходил от пункта к пункту, убеждался в ясности каждого пункта для исполнителя), поощрял активность, вопросы исполнителя и давал исчерпывающие ответы на его вопросы, контролировал (стимулировал) записи. | |
| 7 | Исполнитель понял задание адекватно. | Руководитель убедился в том, что исполнитель понял задачу точно, полностью и готов к её выполнению. |
Что означает передать ресурсы и полномочия?¶
- Определить какие именно ресурсы и полномочия будут нужны и в каком объёме для выполнения этой задачи.
- Уведомить других коллег о том, что этому сотруднику разрешён доступ к таким-то ресурсам и/или предоставлены соответствующие полномочия. Это необходимо, чтобы не было недопониманий или препятствий со стороны коллег.
- Убедиться в том, что сотрудник имеет беспрепятственный доступ к ресурсам (выдан ключ от склада, предоставлены доступы к серверам/репозиториям и т.п.).
- Убедиться в том, что сотрудник правильно понял какими ресурсами/полномочиями, в каком объёме, в какой промежуток времени, для какой задачи он может пользоваться.
Что учитывать при распределении задач?¶
- Текущую рабочую нагрузку сотрудника.
- Тип сотрудника (робот, ученик, инертный, подрядчик) по отношению к конкретной задаче.
- Необходимость профессионального развития сотрудника.
- Уровень надёжности сотрудника.
Как учитывать ситуативное лидерство при постановке задач?¶
Чтобы правильно поставить задачу нужно учесть кем является сотрудник в данный конкретный момент по отношению к данной задаче (робот, ученик, инертный или подрядчик), т.е. применить инструмент ситуативного лидерства.
| Тип сотрудника | Вариант способа постановки задачи |
|---|---|
| Робот | Монолог руководителя с повтором того, что понял сотрудник. |
| Ученик | Вопросы руководителя с ответами сотрудника и обратной связью руководителя. |
| Инертный | Диалог. |
| Подрядчик | Монолог сотрудника с корректировкой руководителя. |
Как применять это на практике?¶
- Учитывайте тип сотрудника (сочетание его компетентности и вовлечённости) в данный конкретный момент по отношению к данной конкретной задаче.
- Выберите подходящий вариант способа постановки задачи.
- Проверьте понимание сотрудником поставленной задачи с помощью обратной связи.
- Явно обозначьте способ и время контроля выполнения задачи и/или её этапов в соответствии с типом сотрудника.